Ms Excel sebagai Database

Microsoft excel merupakan aplikasi yang sangat membantu dalam penanganan database yang relative tidak besar. Dengan menggunakan aplikasi ini pembuatan database tidak yang tidak memerlukan pengolahan data yang terlalu kompleks dapat dibuat dengan mudah dan tentu saja lebih fleksibel, karena format data yang sudah banyak dikenal oleh pemakai komputer. Boleh dikatakan bahwa program database yang paling murah dan sederhana saat ini adalah Ms Excel dan kita tidak perlu sekolah dulu untuk membuat database dengan excel. Akan tetapi terdapat keterbatasan pada saat kita menggunakan Excel sebagai database.
1. Database Excel tidak bisa memasukkan data secara bersamaan (seperti sharing dalam dbms), jadi hanya satu orang pada satu waktu tertentu yang dapat memasukkan data ke database excel.
2. Terdapat batas jumlah data yang dimasukkan Setiap sheet dalam Workbook Excel terdiri dari 65,000 baris and 256 kolom. Satu Workbook Excel dapat terdiri dari 256 sheet. Jadi maksimum 4,292,608,000 cells (kurang dari empat milyar tiga ratus juta data).
Namun keterbatasan ini bukanlah penghambat untuk database perusahaan kecil atau instansi yang tidak menangani data yang cukup besar. Data penting salah satu departemen dalam perusahan atau bagian atau seksi tertentu yang tidak disimpan dalan database besar yang terpisah because they have no "corporate" significance but a departmental personal database can be created and the data used for very critical decisions.
Excel perlu mengenali data set anda sebagai database Excel, jika tidak maka kita tidak akan dapat mengakses fungsi-fungsi database dari menu “Data” (misalnya Sort, Filter, Form, Subtotal, Pivot Table).
Jadi semua orang dapat membuat database dengan Excel. Kita tidak perlu membuat form (format isian) yang rumit untuk memasukkan data, dan kita tidak perlu membuat queries yang rumit. Cukup gunakan rumus-rumus SUMPRODUCT, INDEX/MATCH dan SUBTOTAL untuk membuat laporan yang telah memiliki layout yang kita perlukan pada saat kita membutuhkannya.
Sedangkan untuk analisis dan laporan, apapun databasenya kita memerlukan Excel. Banyak sekali orang atau instansi bahkan perusahaan yang telah menggunakan database terpusat yang besar seperti (Oracle, SAP, Sybase, SQL Server...) atau bahkan system akuntansi terpusat atau aplikasi manufacturing seperti (JDE, SAP, Oracle,…..), namun dalam analisisnya atau pembuatan laporan mereka menggunakan Excel. Dan pekerjaan menganalisis dan membuat laporan akan akan menjadi lebih efisien jika kita mempelajari fungsi-fungsi atau rumus SUMPRODUCT dan INDEX/MATCH dalam Excel. Alasan utama bagi sebagian besar orang menggunakan Excel adalah karena aplikasi ini sangat user friendly dalam menganalisa dan membuat laporan, shg kita tidak memerlukan analis yang ahli seperti jika kita membuat laporan dengan menggunakan aplikasi yang rumit. Kalau kita menggunakan tenaga ahli khusus dalam analisis dan pelaporan makan kita akan mengalami penundaan laporan dengan banyaknya laporan yang harus dihasilkan oleh satu orang saja (yang ahli) dibandingkan jika seluruh pegawai memahami bagaimana membuat pelaporan dengan menggunakan excel.