Tombol CTRL, ALT , Fungsi dan mouse (tetikus)

Pada keyboard kita dapat melihat beberapa tombol fungsi di bagian atas (F1, F2, F3 ...). Beberapa tombol fungsi ini dapat melaksanakan beberapa fungsi dalam Excel. Demikian pula kombinasi tombol CTRL atau ALT dengan beberapa huruf dapat mengaktifkan fungsi-fungsi Excel. Klik kanan mouse juga dapat mengaktifkan beberapa fungsi yang cukup menarik.

Mari kita bahas beberapa fungsi-fungsi Excel yang diaktifkan dengan menekan tombol-tombol tersebut.

CTRL/x cut/potong (dan menghapus) nilai atau rumus (formula) dalam suatu sel atau range untuk ditempel (paste) di tempat lain.

CTRL/c mengambil (mengcopy)l nilai atau rumus dalam suatu sel atau dalam suatu sel atau range untuk ditempel (paste) di tempat lain.

CTRL/v menempel (paste) isi suatu sel atau range yang telah diambil untuk ditempel (paste) di tempat lain (dalam bahasa Inggris disebut juga CTRL/Velcro)

CTRL/f untuk mencari (find) sebuah nilai dalam baris dan kolom (yang telah kita pilih) atau dalam sebuah lembaran kerja (worksheet). Sedangkan untuk mencari sebuah nilai dalam satu workbook pilihlah seluruh worksheet (lihat memilih worksheet)

CTRL/h untuk memilih dan mengganti isi sel (find and replace).

ALT/Enter untuk memaksa baris baru pada sebuah sel

Tombol F4 membuat tanda dolar ($) pada suatu alamat sel secara otomatis (lihat absolute and relative references). Bisa juga digunakan untuk mengulang perintah terakhir yang kita laksanakan sebelumnya.

CTRL/a untuk memilih seluruh sel dalam suatu sheet. Kita juga bisa menggunakan mouse dengan mengklik bidang abu-abu antara kolom satu (“1”) dan baris “A” pada bagian kiri atas sheet.

CTRL/Enter: Mengisi otomatis beberapa sel dengan nilai atau rumus yang sama dapat dilakukan dengan cara select beberapa sel dengan mouse, kemudian ketikkan nilai atau rumus yang akan dimasukkan, setelah selesai tekan tahan CTRL dan klik Enter. Sel terpilih (ter-select) akan berisi nilai yang sama.

Untuk mengganti suatu kata cukup klik pada kata dan langsung ketikkan kata pengganti.

Many different contextual menus are available when you use the right button of the mouse. Right click on a chart, a cell, the columns and rows headings, a text box....right click on everything and you will discover wonders.

Pada saat kita memilih sebuah sel, beberapa sel, satu baris atau satu kolom, maka dengan mengklik kanan mouse akan menemukan perintah yang cukup penting yaitu "Clear Contents" (hapus isi). Peritah ini berbeda dengan perintah "Delete", dengan “clear contents” yang dihapus hanya isinya, sedangkan dengan “Delete” tempatnya (selnya) juga dihapus. Jika kita mulai menggunakan Excel sebagai database dan menggunakan laporan dengan fungsi SUMPRODUCT, maka sangat perlu bagi kita untuk menggunakan "Clear Contents" dari pada "Delete".

Untuk memilih dua sel atau lebih yang tidak berdampingan maka kita dapat melaksanakan dengan cara pilihlah sel pertama kemudian tekan tahan CTRL dan klik dengan mouse pada sel-sel lainnya.

Untuk memilih sel-sel yang berdampingan baik ke kiri/kanan dan ke atas/bawah, maka pilih sel pertaman dan tekan tahan SHIFT dan klik mouse pada sel terakhir.

Untuk memilih 2 atau lebih sheets, maka klik pada tab sheet (nama sheet) selanjutnya tekan tahan tombol CTRL dan klik mouse pada tab sheet lainnya. Nama workbook akan pada pojok kiri atas akan bertambah dengan kata [Group]. Untuk menonaktifkan pilihan group cukuk klik pada salah satu tab worksheet yang tidak tepilih. Pada saat posisi pilihan group makan apapun yang kita masukkan pada suatu sel (misalnya A1) maka seluruh sel A1 pada sheet terpilih akan berisi nilai yang kita masukkan.

Untuk memilih dua atau lebih sheet yang berdampingan maka pilih tab sheet pertama dengan mengklik mouse, kemudian tekan tahan tombol SHIFT dan klik mouse pada tab sheet terakhir yang akan dipilih.

Untuk mengcopykan sebuah sheet berikut dengan format dan ukuran kolom maupun barisnya, maka kita dapat melakukan dengan pilih sheet yang akan kita copy kemudian tekan tombol copy. Selanjutnya pada sheet baru pilih menu Edit – Paste Special dengan opsi “All”.