Daftar Pilihan Isi (Drop-down Lists)

Mudah sekali untuk membuat daftar pilihan isi untuk suatu sel atau range tertentu. Pilihlah sebuah sel atau sekelompok/range sel (misalnya sel A1:A20) kemudian klik menu "Data/Validation", sehingga muncul Data Validation Dialog Box, kemudian pilih "List" pada text box "Allow". Sedangkan dalam text box "Source" tulislah nilai atau kata-kata yang dijadikan pilihan isi dengan membatasi dengan koma “,” misalnya (Peserta, Aurino, Andi, Dika). Klik OK.
Setelah selesai kita pilih sel A1 to A20, maka panah kecil akan muncul di ujung kanan sel. Jika kita meng-klik panah tersebut maka pilihan isi akan muncul dan jika kita pilih salah satu akan langsung masuk ke dalam sel tersebut.



Pembahasan lebih lanjut mengenali Data Validation ini akan dilanjutkan pada pembahasan khusus mengenali dan range name.

Lanjutan Excel Tip Dasar

Memasukkan Tanggal
Untuk mengetikkan tanggal hari ini kita dapat menggunakan cara tahan tombol CTRL dan tekan titik koma(;). Sedangkan untuk memasukkan jam tahan CTRL/SHIFT dan tekan titik dua(:)
Jika kita ingin memasukkan tanggal hari ini dan berubah setiap saat kita membuka spreadsheet tersebut, maka gunakan rumus (formula) =Now() dan format sel tersebut untuk menunjukkan tanggal. Jika kita mengubah formatnya dengan format jam (time), maka sel tersebut akan menunjukkan jam pada saat kita terakhir kali membuka workbook tersebut.

Angka Nol
Jika kita mempunyai tabel yang banyak menggunakan formula dalam spreadsheet dan kita tidak ingin menampilkan angka "0" maka pakailah "Tools/Options/View" dan pilihlah untuk menyembunyikannya dengan memberi tanda check (√) "Zero Values".

Gambar Nyusul ya

Akan tetapi jika kita ingin menyembunyikan hanya yang ada di tabel dan tidak di jumlahnya (yang biasanya diletakkan pada akhir baris atau akhir kolom) maka kita gunakan "Format/Conditional Formatting" dan pilih warna putih ("white") untuk font yang selnya bernilai "0". Untuk Conditional Formatting dapat dilihat di judul Conditional Formatting.

Copy Format Beberapa Kali (Format Painter)
Dengan Double-click pada Format Painter kita dapat mengcopy format suatu sel ke beberapa sel atau range sekaligus. Pilih sel yang akan dicopy formatnya, kemudian double-click pada Format Painter. Pada saat kita menggerakkan kursor pada sel yang akan ditempel (paste) formatnya maka kita akan melihat Format Painter mengikuti kursor tersebut. Paste (temple) format beberapa sel atau range, jika sudah selesai kabala ke icon Format Painter pada toolbar dan click sekali untuk menonaktifkan fungsi tersebut.

Tanda Dollar ($)
Jika kita akan mengcopykan rumus dari satu sel ke satu atau beberapa sel, maka kita harus mulai menggunakan tanda dollar ($) untuk menandai bahwa kita memakai alamat relative atau alamat absolute. Untuk melakukannya kita harus ke formula bar (window pada kiri atas layar tempat kita memasukkan angka maupun rumus) kita harus mengklik sebelum alamat setiap kolom dan baris dan tambahkan $. Misalnya rumus: A2*C4 maka $A$2 * C4 artinya $A$2 alamat absolute (tidak berubah jika dicopy) sedangkan C4 alamat relative (berubah jika dicopykan).
Kita dapat juga mengklik tombol "F4" pada keyboard. Dua buah $ akan muncul. klik “F4” lagi dan satu $ akan hilang. Dan seterusnya

Hal Dasar-Dasar dalam Excel

Walaupun excel merupakan program yang sangat popular dan banyak sekali yang telah menggunakan ada baiknya kita mulai dari penting yang mungkin kurang kita perhatikan selama memakai aplikasi excel ini.
Hal penting yang pasti sudah diketahui oleh kita semua adalah fungsi-fungsi database, fungsi penjumlahan (SUM), fungsi lainnya terutama statistic. Namun ada dua fungsi yang sangat membantu dalam pengolahan database yaitu fungsi-fungsi SUMPRODUCT, fungsi INDEX/MATCH (umumnya kita menggunakan fungsi-fungsi LOOKUP)
Fungsi dan Rumus Dasar yang perlu dipahami adalah sebagai berikut:

Penggunaan Sebagai Kalkulator
Salah satu fungsi yang paling banyak digunakan sehari-hari adalah jumlah (sum). Pilihlah 2 (dua) sel yang berisi angka dan lihatlah pada bagian bawah pada layar Excel. Kita dapat melihat . Jika kita tidak dapat melihat angka tersebut klik kanan status bar di bagian bawah kanan sheet dan tabs dan pilih SUM dari menu tersebut. Jika kita klik kanan pada maka kita akan melihat menu sebagai berikut:

Dengan kalkulator ini, bisa menghitung sum (jumlah nilai), count (jumlah data), average (rata-rata) dan sebagainya. Jika kita memilih dua sel yang berisi text maka yang tampil adalah fungsi "Count". Setiap kali kita memperoleh laporan atau data maka kita dapat menggunakan kalkulator untuk memeriksa angka-angkanya. Demikian pula dengan subtotal, kita dapat menghitung melalui kalkulator ini hanya dengan memilih sel yang dituju. Alat ini sangat penting !!!

Bersambung .....

Ms Access Entry Using Ms Excel

Microsoft Access is a convenient database package. It has templates for creating personal databases for books, recipes, etc. These templates are accessed by the Database Wizard which can be opened from the initial screen. The more specialized databases are created using

It is probably most efficient to enter the data into an Excel file and then import that file into Access. One reason that it is more convenient to work through Excel is that arithmetic manipulations such as computing ratios are easily done in Excel but only done with difficulty or not at all in Access.

Importing a database from Excel
• First create the Microsoft Database file, .mdb
• Select FILE and click on GET EXTERNAL DATA
• Select IMORT
• Scroll down the File Type menu to Microsoft Excell files
• Select from the list provided the file to be imported
• Click on IMPORT
• Click on NEXT
• Click on FINISH

Once the data is entered into the database the operations of sorting and selecting subtables from the data can be carried out.

Ms Excel sebagai Database

Microsoft excel merupakan aplikasi yang sangat membantu dalam penanganan database yang relative tidak besar. Dengan menggunakan aplikasi ini pembuatan database tidak yang tidak memerlukan pengolahan data yang terlalu kompleks dapat dibuat dengan mudah dan tentu saja lebih fleksibel, karena format data yang sudah banyak dikenal oleh pemakai komputer. Boleh dikatakan bahwa program database yang paling murah dan sederhana saat ini adalah Ms Excel dan kita tidak perlu sekolah dulu untuk membuat database dengan excel. Akan tetapi terdapat keterbatasan pada saat kita menggunakan Excel sebagai database.
1. Database Excel tidak bisa memasukkan data secara bersamaan (seperti sharing dalam dbms), jadi hanya satu orang pada satu waktu tertentu yang dapat memasukkan data ke database excel.
2. Terdapat batas jumlah data yang dimasukkan Setiap sheet dalam Workbook Excel terdiri dari 65,000 baris and 256 kolom. Satu Workbook Excel dapat terdiri dari 256 sheet. Jadi maksimum 4,292,608,000 cells (kurang dari empat milyar tiga ratus juta data).
Namun keterbatasan ini bukanlah penghambat untuk database perusahaan kecil atau instansi yang tidak menangani data yang cukup besar. Data penting salah satu departemen dalam perusahan atau bagian atau seksi tertentu yang tidak disimpan dalan database besar yang terpisah because they have no "corporate" significance but a departmental personal database can be created and the data used for very critical decisions.
Excel perlu mengenali data set anda sebagai database Excel, jika tidak maka kita tidak akan dapat mengakses fungsi-fungsi database dari menu “Data” (misalnya Sort, Filter, Form, Subtotal, Pivot Table).
Jadi semua orang dapat membuat database dengan Excel. Kita tidak perlu membuat form (format isian) yang rumit untuk memasukkan data, dan kita tidak perlu membuat queries yang rumit. Cukup gunakan rumus-rumus SUMPRODUCT, INDEX/MATCH dan SUBTOTAL untuk membuat laporan yang telah memiliki layout yang kita perlukan pada saat kita membutuhkannya.
Sedangkan untuk analisis dan laporan, apapun databasenya kita memerlukan Excel. Banyak sekali orang atau instansi bahkan perusahaan yang telah menggunakan database terpusat yang besar seperti (Oracle, SAP, Sybase, SQL Server...) atau bahkan system akuntansi terpusat atau aplikasi manufacturing seperti (JDE, SAP, Oracle,…..), namun dalam analisisnya atau pembuatan laporan mereka menggunakan Excel. Dan pekerjaan menganalisis dan membuat laporan akan akan menjadi lebih efisien jika kita mempelajari fungsi-fungsi atau rumus SUMPRODUCT dan INDEX/MATCH dalam Excel. Alasan utama bagi sebagian besar orang menggunakan Excel adalah karena aplikasi ini sangat user friendly dalam menganalisa dan membuat laporan, shg kita tidak memerlukan analis yang ahli seperti jika kita membuat laporan dengan menggunakan aplikasi yang rumit. Kalau kita menggunakan tenaga ahli khusus dalam analisis dan pelaporan makan kita akan mengalami penundaan laporan dengan banyaknya laporan yang harus dihasilkan oleh satu orang saja (yang ahli) dibandingkan jika seluruh pegawai memahami bagaimana membuat pelaporan dengan menggunakan excel.