Sign Up to my searchfunds and make Cash While You search

Sign up for PayPal and start accepting credit card payments instantly.

Tuesday, March 20, 2007

BAGAIMANA AGAR EXCEL MENGENALI DATABASE KITA

Untuk dapat mengakses atau menggunakan perintah dan fungsi menu Data maka perlu mengenali data kita sebagai sebuah (misalnya fungsi dasar Sort dan Filter atau fungsi yang lebih lanjut yaitu Form, Subtotals dan Pivot Table).
DATABASE yang dimaksud adalah sekelompok column (yang biasa disebut fields oleh ahli database) yang memiliki judul tunggal untuk masing-masing column. Pilihlah format yang berbeda untuk cell judul, sehingga Excel mengenali tabel kita dan memperlakukan data tersebut sebagai sebuah DATABASE. Biasanya kita dapat menggunakan font tebal (bold font) sebagai judul dan diberi garis atau kotak sebagai batas antara judul (field) dengan datanya. Gunakan pemotongan kalimat (Text Wrap) melalui menu "Format/Cells/Alignment" untuk menuliskan data yang panjang dan gunakan "Alt/Enter" untuk memotong kalimat. Ingat satu data satu sel (lihat syarat data).
Database harus dikelilingi oleh baris-baris kosong (di atasnya atau di bawahnya) dan kolom-kolom kosong. Kalau database dimulai dari cell A1, maka kita tidak perlu menambahkan baris dan kolom kosong pada bagian kiri dan atasnya.
Database Excel mulai dari cell judul sampai baris terakhir (yang biasa disebut sebagai record oleh ahli database) dan berisi setidaknya satu nilai pada setiap kolom atau fields.
Untuk memastikan bahwa database kita dikenali oleh Excel, maka click pada salah satu sel yang berisi data atau judul dan gunakan menu Edit/Go to/Specials/Current Region. Bagian yang dipilih/disorot adalah database.
Berikut 4 contoh data Excel sebagai database dimana 3 contoh tidak dikenal dan satu contoh yang dianggap sebagai database.
Data berikut ini tidak dianggap sebagai sebuah database oleh Excel karena terdapat dua baris judul.

Data di bawah ini bukan database Excel karena baris ke dua (2) tidak kosong।


Data di bawah ini bukan database because kolom-kolom B, D, F dan H kosong (tidak berisi data). Hapus kolom yang kosong maka kita akan mendapatkan sebuah database yang dikenali oleh Excel.

Sedangkan tabel di bawah ini dikenali oleh Excel sebagai database. Terdapat 5 field (kolom) yaitu; ….. dan 7 record (baris data). Kolom E tidak kosong, ada sel judulnya dan baris ke 4 tidak kosing karena ada data pada field 1. Boleh terdapat banyak sel yang kosong dalam sebuah database database (kecuali sel-sel judul)tetapi tidak boleh ada baris-baris atau kolom-kolom yang kosong.

Thursday, March 15, 2007

Macro Kata Ulang

Dalam penulisan bahasa Indonesia dan Melayu, seringkali kita menggunakan kata ulang. Sebagai contoh kata masing-masing, tamu-tamu, jalan-jalan dan lain sebagainya. Untuk mempercepat pengetikan maka kita dapat menggunakan macro dengan listing di bawah ini Untuk membuatnya maka copykan macro ini ke menu Tools - Macro sehingga muncul dialog box seperti di bawah ini. Kemudian ketik kata “ulang” pada Macro Name: dan tekan tombol perintah Create

Selanjutnya akan muncul window baru sebagai berikut:

Copykan perintah dibawah ini kedalam window sehingga menjadi sebagai berikut::

Klik toolbar atau menu File – Save Normal, dan tutup windows tersebut.

Agar macro tersebut dapat di akses dengan menekan tombol ALT –U, maka langkah selanjutnya adalah sebagai berikut::

  1. menu Tools – Customize sehingga muncul dialog seperti di bawah ini, kemudian geser Catagories sampai ketemu dengan Macros dan click pada kata tersebut untuk memastikan bahwa macro telah dimasukkan yaitu pada Commands: Normal.NewMacros.Ulang
  2. Tekanlah tombol perintah Keyboard pada Customize dialog sehingga muncul sebagai berikut
  3. Selanjutnya pada click pada Press new shortcut key , dan tekanlah Alt-U, kemudian Clik tombol perintah Assign, selanjutnya Close Customize Keyboard dialong dan Close Customize dialog.

Sekarang anda dapat mencoba menuliskan kata-kata ulang dengan mengetikkan hanya sekali dan Alt-U

Listing Macro Ulang

Sub Ulang()

'

' Ulang Macro

' Makro ini digunakan untuk membuat kata ulang yang banyak

' digunakan dalam pengetikan kata di bahasa indonesia dan melayu

' Sebagai contoh kata Masing-masing, jalan-jalan dll.

' Untuk mengetikan kata-kata tsb kita cukup menuliskan satu kata

' kemudian menekan dan tahan tombol Alt - dan tekan tombol U pada Keyboard

' Macro recorded 3/8/2007 by Aurino R A Djamaris

' mailto: aurinodjamaris@gmail.com

'

Selection.MoveLeft Unit:=wdWord, Count:=1, Extend:=wdExtend

Selection.Copy

Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1

Selection.TypeText Text:="-"

Selection.PasteAndFormat (wdPasteDefault)

Selection.MoveLeft Unit:=wdWord, Count:=1

Selection.TypeBackspace

Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend

Selection.Range.Case = wdLowerCase

Selection.MoveRight Unit:=wdWord, Count:=1

Selection.TypeText Text:=" "

End Sub

Monday, March 5, 2007

Pengertian DataBase

  1. Data Base (basis data) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan. Hubungan antar data dapat ditunjukan dengan adanya field/kolom kunci dari tiap file/tabel yang ada. Dalam satu file atau table terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record.
    Adapun Struktur Database adalah:

    Database
    File/Table
    Record
    Elemen data/Field

    Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :
    1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
    2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
    3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
    4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah
    5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

    Prinsip utama Data Base adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibelitas dan kecepatan pada saat pengambilan data kembali. Adapun ciri-ciri basis data diantaranya adalah sebagai berikut :

    1. Efisiensi meliputi kecepatan, ukuran, dan ketepatan
    2. Data dalam jumlah besar.
    3. Berbagi Pakai (dipakai bersama sama/Sharebility).
    4. Mengurangi bahkan menghilangkan terjadinya duplikasi dan ketidakkonsistenan data.

Saturday, March 3, 2007

DATABASE dng Excel

DATABASE dng Excel
Kita banyak sekali berhubungan dengan database. Program akuntansi, program penjualan, program bisnis lainnya menggunakan database. Di tempat kita bekerja, umumnya terdapat database, bisa jadi dalam WEB SITE dan database lainnya di masing departemen atau bagian perusahaan.
Kita dapat memasukkan seluruh data yang berasal dari database tersebut diatas ke dalam aplikasi Excel untuk selanjutnya menganalisa data dan membuat laporan otomatis dengan menggunakan Excel. Dengan menggunakan aplikasi excel, kita dapat membangun database. Boleh dikatakan bahwa jika kita mengenal Excel dengan lebih baik mungkin Ms Access tidak perlu ada.
Dengan menggunakan Excel, kita dapat mengembangkan analisis dan laporan yang bahkan tidak mungkin dapat atau sulit sekali dilakukan jika kita menggunakan program-program database canggih seperti JDE, Oracle dan sebagainya. Perusahaan besar yang dapat membeli sistem dengan nilai milyaran rupiah seringkali masih tergantung pada Excel untuk menganalis data dan mendesain laporan untuk mendukung proses-proses pengambilan keputusan yang sangat penting. Beberapa alat analisis penting dalam Excel antara lain perintah-perintah database sorting, filtering, subtotals dan pivot tables. Bahkan untuk memasukkan data excel menyediakan form yang dapat dimunculkan jika Excel mengenali database kita.

Tombol CTRL, ALT , Fungsi dan mouse (tetikus)

Pada keyboard kita dapat melihat beberapa tombol fungsi di bagian atas (F1, F2, F3 ...). Beberapa tombol fungsi ini dapat melaksanakan beberapa fungsi dalam Excel. Demikian pula kombinasi tombol CTRL atau ALT dengan beberapa huruf dapat mengaktifkan fungsi-fungsi Excel. Klik kanan mouse juga dapat mengaktifkan beberapa fungsi yang cukup menarik.

Mari kita bahas beberapa fungsi-fungsi Excel yang diaktifkan dengan menekan tombol-tombol tersebut.

CTRL/x cut/potong (dan menghapus) nilai atau rumus (formula) dalam suatu sel atau range untuk ditempel (paste) di tempat lain.

CTRL/c mengambil (mengcopy)l nilai atau rumus dalam suatu sel atau dalam suatu sel atau range untuk ditempel (paste) di tempat lain.

CTRL/v menempel (paste) isi suatu sel atau range yang telah diambil untuk ditempel (paste) di tempat lain (dalam bahasa Inggris disebut juga CTRL/Velcro)

CTRL/f untuk mencari (find) sebuah nilai dalam baris dan kolom (yang telah kita pilih) atau dalam sebuah lembaran kerja (worksheet). Sedangkan untuk mencari sebuah nilai dalam satu workbook pilihlah seluruh worksheet (lihat memilih worksheet)

CTRL/h untuk memilih dan mengganti isi sel (find and replace).

ALT/Enter untuk memaksa baris baru pada sebuah sel

Tombol F4 membuat tanda dolar ($) pada suatu alamat sel secara otomatis (lihat absolute and relative references). Bisa juga digunakan untuk mengulang perintah terakhir yang kita laksanakan sebelumnya.

CTRL/a untuk memilih seluruh sel dalam suatu sheet. Kita juga bisa menggunakan mouse dengan mengklik bidang abu-abu antara kolom satu (“1”) dan baris “A” pada bagian kiri atas sheet.

CTRL/Enter: Mengisi otomatis beberapa sel dengan nilai atau rumus yang sama dapat dilakukan dengan cara select beberapa sel dengan mouse, kemudian ketikkan nilai atau rumus yang akan dimasukkan, setelah selesai tekan tahan CTRL dan klik Enter. Sel terpilih (ter-select) akan berisi nilai yang sama.

Untuk mengganti suatu kata cukup klik pada kata dan langsung ketikkan kata pengganti.

Many different contextual menus are available when you use the right button of the mouse. Right click on a chart, a cell, the columns and rows headings, a text box....right click on everything and you will discover wonders.

Pada saat kita memilih sebuah sel, beberapa sel, satu baris atau satu kolom, maka dengan mengklik kanan mouse akan menemukan perintah yang cukup penting yaitu "Clear Contents" (hapus isi). Peritah ini berbeda dengan perintah "Delete", dengan “clear contents” yang dihapus hanya isinya, sedangkan dengan “Delete” tempatnya (selnya) juga dihapus. Jika kita mulai menggunakan Excel sebagai database dan menggunakan laporan dengan fungsi SUMPRODUCT, maka sangat perlu bagi kita untuk menggunakan "Clear Contents" dari pada "Delete".

Untuk memilih dua sel atau lebih yang tidak berdampingan maka kita dapat melaksanakan dengan cara pilihlah sel pertama kemudian tekan tahan CTRL dan klik dengan mouse pada sel-sel lainnya.

Untuk memilih sel-sel yang berdampingan baik ke kiri/kanan dan ke atas/bawah, maka pilih sel pertaman dan tekan tahan SHIFT dan klik mouse pada sel terakhir.

Untuk memilih 2 atau lebih sheets, maka klik pada tab sheet (nama sheet) selanjutnya tekan tahan tombol CTRL dan klik mouse pada tab sheet lainnya. Nama workbook akan pada pojok kiri atas akan bertambah dengan kata [Group]. Untuk menonaktifkan pilihan group cukuk klik pada salah satu tab worksheet yang tidak tepilih. Pada saat posisi pilihan group makan apapun yang kita masukkan pada suatu sel (misalnya A1) maka seluruh sel A1 pada sheet terpilih akan berisi nilai yang kita masukkan.

Untuk memilih dua atau lebih sheet yang berdampingan maka pilih tab sheet pertama dengan mengklik mouse, kemudian tekan tahan tombol SHIFT dan klik mouse pada tab sheet terakhir yang akan dipilih.

Untuk mengcopykan sebuah sheet berikut dengan format dan ukuran kolom maupun barisnya, maka kita dapat melakukan dengan pilih sheet yang akan kita copy kemudian tekan tombol copy. Selanjutnya pada sheet baru pilih menu EditPaste Special dengan opsi “All”.

Need to find someting

Search the Web:

Sign up for PayPal and start accepting credit card payments instantly.