Pengertian DataBase

1. Data Base (basis data) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan. Hubungan antar data dapat ditunjukan dengan adanya field/kolom kunci dari tiap file/tabel yang ada. Dalam satu file atau table terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record.
   Adapun Struktur Database adalah:
   
   Database
   File/Table
   Record
   Elemen data/Field
   
   Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :
   1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
   2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
   3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
   4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah
   5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.
   
   Prinsip utama Data Base adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibelitas dan kecepatan pada saat pengambilan data kembali. Adapun ciri-ciri basis data diantaranya adalah sebagai berikut :
   
   1. Efisiensi meliputi kecepatan, ukuran, dan ketepatan
   2. Data dalam jumlah besar.
   3. Berbagi Pakai (dipakai bersama sama/Sharebility).
   4. Mengurangi bahkan menghilangkan terjadinya duplikasi dan ketidakkonsistenan data.

DATABASE dng Excel

DATABASE dng Excel
Kita banyak sekali berhubungan dengan database. Program akuntansi, program penjualan, program bisnis lainnya menggunakan database. Di tempat kita bekerja, umumnya terdapat database, bisa jadi dalam WEB SITE dan database lainnya di masing departemen atau bagian perusahaan.
Kita dapat memasukkan seluruh data yang berasal dari database tersebut diatas ke dalam aplikasi Excel untuk selanjutnya menganalisa data dan membuat laporan otomatis dengan menggunakan Excel. Dengan menggunakan aplikasi excel, kita dapat membangun database. Boleh dikatakan bahwa jika kita mengenal Excel dengan lebih baik mungkin Ms Access tidak perlu ada.
Dengan menggunakan Excel, kita dapat mengembangkan analisis dan laporan yang bahkan tidak mungkin dapat atau sulit sekali dilakukan jika kita menggunakan program-program database canggih seperti JDE, Oracle dan sebagainya. Perusahaan besar yang dapat membeli sistem dengan nilai milyaran rupiah seringkali masih tergantung pada Excel untuk menganalis data dan mendesain laporan untuk mendukung proses-proses pengambilan keputusan yang sangat penting. Beberapa alat analisis penting dalam Excel antara lain perintah-perintah database sorting, filtering, subtotals dan pivot tables. Bahkan untuk memasukkan data excel menyediakan form yang dapat dimunculkan jika Excel mengenali database kita.

Tombol CTRL, ALT , Fungsi dan mouse (tetikus)

Pada keyboard kita dapat melihat beberapa tombol fungsi di bagian atas (F1, F2, F3 ...). Beberapa tombol fungsi ini dapat melaksanakan beberapa fungsi dalam Excel. Demikian pula kombinasi tombol CTRL atau ALT dengan beberapa huruf dapat mengaktifkan fungsi-fungsi Excel. Klik kanan mouse juga dapat mengaktifkan beberapa fungsi yang cukup menarik.

Mari kita bahas beberapa fungsi-fungsi Excel yang diaktifkan dengan menekan tombol-tombol tersebut.

CTRL/x cut/potong (dan menghapus) nilai atau rumus (formula) dalam suatu sel atau range untuk ditempel (paste) di tempat lain.

CTRL/c mengambil (mengcopy)l nilai atau rumus dalam suatu sel atau dalam suatu sel atau range untuk ditempel (paste) di tempat lain.

CTRL/v menempel (paste) isi suatu sel atau range yang telah diambil untuk ditempel (paste) di tempat lain (dalam bahasa Inggris disebut juga CTRL/Velcro)

CTRL/f untuk mencari (find) sebuah nilai dalam baris dan kolom (yang telah kita pilih) atau dalam sebuah lembaran kerja (worksheet). Sedangkan untuk mencari sebuah nilai dalam satu workbook pilihlah seluruh worksheet (lihat memilih worksheet)

CTRL/h untuk memilih dan mengganti isi sel (find and replace).

ALT/Enter untuk memaksa baris baru pada sebuah sel

Tombol F4 membuat tanda dolar ($) pada suatu alamat sel secara otomatis (lihat absolute and relative references). Bisa juga digunakan untuk mengulang perintah terakhir yang kita laksanakan sebelumnya.

CTRL/a untuk memilih seluruh sel dalam suatu sheet. Kita juga bisa menggunakan mouse dengan mengklik bidang abu-abu antara kolom satu (“1”) dan baris “A” pada bagian kiri atas sheet.

CTRL/Enter: Mengisi otomatis beberapa sel dengan nilai atau rumus yang sama dapat dilakukan dengan cara select beberapa sel dengan mouse, kemudian ketikkan nilai atau rumus yang akan dimasukkan, setelah selesai tekan tahan CTRL dan klik Enter. Sel terpilih (ter-select) akan berisi nilai yang sama.

Untuk mengganti suatu kata cukup klik pada kata dan langsung ketikkan kata pengganti.

Many different contextual menus are available when you use the right button of the mouse. Right click on a chart, a cell, the columns and rows headings, a text box....right click on everything and you will discover wonders.

Pada saat kita memilih sebuah sel, beberapa sel, satu baris atau satu kolom, maka dengan mengklik kanan mouse akan menemukan perintah yang cukup penting yaitu "Clear Contents" (hapus isi). Peritah ini berbeda dengan perintah "Delete", dengan “clear contents” yang dihapus hanya isinya, sedangkan dengan “Delete” tempatnya (selnya) juga dihapus. Jika kita mulai menggunakan Excel sebagai database dan menggunakan laporan dengan fungsi SUMPRODUCT, maka sangat perlu bagi kita untuk menggunakan "Clear Contents" dari pada "Delete".

Untuk memilih dua sel atau lebih yang tidak berdampingan maka kita dapat melaksanakan dengan cara pilihlah sel pertama kemudian tekan tahan CTRL dan klik dengan mouse pada sel-sel lainnya.

Untuk memilih sel-sel yang berdampingan baik ke kiri/kanan dan ke atas/bawah, maka pilih sel pertaman dan tekan tahan SHIFT dan klik mouse pada sel terakhir.

Untuk memilih 2 atau lebih sheets, maka klik pada tab sheet (nama sheet) selanjutnya tekan tahan tombol CTRL dan klik mouse pada tab sheet lainnya. Nama workbook akan pada pojok kiri atas akan bertambah dengan kata [Group]. Untuk menonaktifkan pilihan group cukuk klik pada salah satu tab worksheet yang tidak tepilih. Pada saat posisi pilihan group makan apapun yang kita masukkan pada suatu sel (misalnya A1) maka seluruh sel A1 pada sheet terpilih akan berisi nilai yang kita masukkan.

Untuk memilih dua atau lebih sheet yang berdampingan maka pilih tab sheet pertama dengan mengklik mouse, kemudian tekan tahan tombol SHIFT dan klik mouse pada tab sheet terakhir yang akan dipilih.

Untuk mengcopykan sebuah sheet berikut dengan format dan ukuran kolom maupun barisnya, maka kita dapat melakukan dengan pilih sheet yang akan kita copy kemudian tekan tombol copy. Selanjutnya pada sheet baru pilih menu Edit – Paste Special dengan opsi “All”.

Daftar Pilihan Isi (Drop-down Lists)

Mudah sekali untuk membuat daftar pilihan isi untuk suatu sel atau range tertentu. Pilihlah sebuah sel atau sekelompok/range sel (misalnya sel A1:A20) kemudian klik menu "Data/Validation", sehingga muncul Data Validation Dialog Box, kemudian pilih "List" pada text box "Allow". Sedangkan dalam text box "Source" tulislah nilai atau kata-kata yang dijadikan pilihan isi dengan membatasi dengan koma “,” misalnya (Peserta, Aurino, Andi, Dika). Klik OK.
Setelah selesai kita pilih sel A1 to A20, maka panah kecil akan muncul di ujung kanan sel. Jika kita meng-klik panah tersebut maka pilihan isi akan muncul dan jika kita pilih salah satu akan langsung masuk ke dalam sel tersebut.



Pembahasan lebih lanjut mengenali Data Validation ini akan dilanjutkan pada pembahasan khusus mengenali dan range name.

Lanjutan Excel Tip Dasar

Memasukkan Tanggal
Untuk mengetikkan tanggal hari ini kita dapat menggunakan cara tahan tombol CTRL dan tekan titik koma(;). Sedangkan untuk memasukkan jam tahan CTRL/SHIFT dan tekan titik dua(:)
Jika kita ingin memasukkan tanggal hari ini dan berubah setiap saat kita membuka spreadsheet tersebut, maka gunakan rumus (formula) =Now() dan format sel tersebut untuk menunjukkan tanggal. Jika kita mengubah formatnya dengan format jam (time), maka sel tersebut akan menunjukkan jam pada saat kita terakhir kali membuka workbook tersebut.

Angka Nol
Jika kita mempunyai tabel yang banyak menggunakan formula dalam spreadsheet dan kita tidak ingin menampilkan angka "0" maka pakailah "Tools/Options/View" dan pilihlah untuk menyembunyikannya dengan memberi tanda check (√) "Zero Values".

Gambar Nyusul ya

Akan tetapi jika kita ingin menyembunyikan hanya yang ada di tabel dan tidak di jumlahnya (yang biasanya diletakkan pada akhir baris atau akhir kolom) maka kita gunakan "Format/Conditional Formatting" dan pilih warna putih ("white") untuk font yang selnya bernilai "0". Untuk Conditional Formatting dapat dilihat di judul Conditional Formatting.

Copy Format Beberapa Kali (Format Painter)
Dengan Double-click pada Format Painter kita dapat mengcopy format suatu sel ke beberapa sel atau range sekaligus. Pilih sel yang akan dicopy formatnya, kemudian double-click pada Format Painter. Pada saat kita menggerakkan kursor pada sel yang akan ditempel (paste) formatnya maka kita akan melihat Format Painter mengikuti kursor tersebut. Paste (temple) format beberapa sel atau range, jika sudah selesai kabala ke icon Format Painter pada toolbar dan click sekali untuk menonaktifkan fungsi tersebut.

Tanda Dollar ($)
Jika kita akan mengcopykan rumus dari satu sel ke satu atau beberapa sel, maka kita harus mulai menggunakan tanda dollar ($) untuk menandai bahwa kita memakai alamat relative atau alamat absolute. Untuk melakukannya kita harus ke formula bar (window pada kiri atas layar tempat kita memasukkan angka maupun rumus) kita harus mengklik sebelum alamat setiap kolom dan baris dan tambahkan $. Misalnya rumus: A2*C4 maka $A$2 * C4 artinya $A$2 alamat absolute (tidak berubah jika dicopy) sedangkan C4 alamat relative (berubah jika dicopykan).
Kita dapat juga mengklik tombol "F4" pada keyboard. Dua buah $ akan muncul. klik “F4” lagi dan satu $ akan hilang. Dan seterusnya

Hal Dasar-Dasar dalam Excel

Walaupun excel merupakan program yang sangat popular dan banyak sekali yang telah menggunakan ada baiknya kita mulai dari penting yang mungkin kurang kita perhatikan selama memakai aplikasi excel ini.
Hal penting yang pasti sudah diketahui oleh kita semua adalah fungsi-fungsi database, fungsi penjumlahan (SUM), fungsi lainnya terutama statistic. Namun ada dua fungsi yang sangat membantu dalam pengolahan database yaitu fungsi-fungsi SUMPRODUCT, fungsi INDEX/MATCH (umumnya kita menggunakan fungsi-fungsi LOOKUP)
Fungsi dan Rumus Dasar yang perlu dipahami adalah sebagai berikut:

Penggunaan Sebagai Kalkulator
Salah satu fungsi yang paling banyak digunakan sehari-hari adalah jumlah (sum). Pilihlah 2 (dua) sel yang berisi angka dan lihatlah pada bagian bawah pada layar Excel. Kita dapat melihat . Jika kita tidak dapat melihat angka tersebut klik kanan status bar di bagian bawah kanan sheet dan tabs dan pilih SUM dari menu tersebut. Jika kita klik kanan pada maka kita akan melihat menu sebagai berikut:

Dengan kalkulator ini, bisa menghitung sum (jumlah nilai), count (jumlah data), average (rata-rata) dan sebagainya. Jika kita memilih dua sel yang berisi text maka yang tampil adalah fungsi "Count". Setiap kali kita memperoleh laporan atau data maka kita dapat menggunakan kalkulator untuk memeriksa angka-angkanya. Demikian pula dengan subtotal, kita dapat menghitung melalui kalkulator ini hanya dengan memilih sel yang dituju. Alat ini sangat penting !!!

Bersambung .....

Ms Access Entry Using Ms Excel

Microsoft Access is a convenient database package. It has templates for creating personal databases for books, recipes, etc. These templates are accessed by the Database Wizard which can be opened from the initial screen. The more specialized databases are created using

It is probably most efficient to enter the data into an Excel file and then import that file into Access. One reason that it is more convenient to work through Excel is that arithmetic manipulations such as computing ratios are easily done in Excel but only done with difficulty or not at all in Access.

Importing a database from Excel
• First create the Microsoft Database file, .mdb
• Select FILE and click on GET EXTERNAL DATA
• Select IMORT
• Scroll down the File Type menu to Microsoft Excell files
• Select from the list provided the file to be imported
• Click on IMPORT
• Click on NEXT
• Click on FINISH

Once the data is entered into the database the operations of sorting and selecting subtables from the data can be carried out.

Ms Excel sebagai Database

Microsoft excel merupakan aplikasi yang sangat membantu dalam penanganan database yang relative tidak besar. Dengan menggunakan aplikasi ini pembuatan database tidak yang tidak memerlukan pengolahan data yang terlalu kompleks dapat dibuat dengan mudah dan tentu saja lebih fleksibel, karena format data yang sudah banyak dikenal oleh pemakai komputer. Boleh dikatakan bahwa program database yang paling murah dan sederhana saat ini adalah Ms Excel dan kita tidak perlu sekolah dulu untuk membuat database dengan excel. Akan tetapi terdapat keterbatasan pada saat kita menggunakan Excel sebagai database.
1. Database Excel tidak bisa memasukkan data secara bersamaan (seperti sharing dalam dbms), jadi hanya satu orang pada satu waktu tertentu yang dapat memasukkan data ke database excel.
2. Terdapat batas jumlah data yang dimasukkan Setiap sheet dalam Workbook Excel terdiri dari 65,000 baris and 256 kolom. Satu Workbook Excel dapat terdiri dari 256 sheet. Jadi maksimum 4,292,608,000 cells (kurang dari empat milyar tiga ratus juta data).
Namun keterbatasan ini bukanlah penghambat untuk database perusahaan kecil atau instansi yang tidak menangani data yang cukup besar. Data penting salah satu departemen dalam perusahan atau bagian atau seksi tertentu yang tidak disimpan dalan database besar yang terpisah because they have no "corporate" significance but a departmental personal database can be created and the data used for very critical decisions.
Excel perlu mengenali data set anda sebagai database Excel, jika tidak maka kita tidak akan dapat mengakses fungsi-fungsi database dari menu “Data” (misalnya Sort, Filter, Form, Subtotal, Pivot Table).
Jadi semua orang dapat membuat database dengan Excel. Kita tidak perlu membuat form (format isian) yang rumit untuk memasukkan data, dan kita tidak perlu membuat queries yang rumit. Cukup gunakan rumus-rumus SUMPRODUCT, INDEX/MATCH dan SUBTOTAL untuk membuat laporan yang telah memiliki layout yang kita perlukan pada saat kita membutuhkannya.
Sedangkan untuk analisis dan laporan, apapun databasenya kita memerlukan Excel. Banyak sekali orang atau instansi bahkan perusahaan yang telah menggunakan database terpusat yang besar seperti (Oracle, SAP, Sybase, SQL Server...) atau bahkan system akuntansi terpusat atau aplikasi manufacturing seperti (JDE, SAP, Oracle,…..), namun dalam analisisnya atau pembuatan laporan mereka menggunakan Excel. Dan pekerjaan menganalisis dan membuat laporan akan akan menjadi lebih efisien jika kita mempelajari fungsi-fungsi atau rumus SUMPRODUCT dan INDEX/MATCH dalam Excel. Alasan utama bagi sebagian besar orang menggunakan Excel adalah karena aplikasi ini sangat user friendly dalam menganalisa dan membuat laporan, shg kita tidak memerlukan analis yang ahli seperti jika kita membuat laporan dengan menggunakan aplikasi yang rumit. Kalau kita menggunakan tenaga ahli khusus dalam analisis dan pelaporan makan kita akan mengalami penundaan laporan dengan banyaknya laporan yang harus dihasilkan oleh satu orang saja (yang ahli) dibandingkan jika seluruh pegawai memahami bagaimana membuat pelaporan dengan menggunakan excel.

Pemberian nama sebuah atau beberapa cell (sel) dalam Excel

Pemberian nama sebuah atau beberapa cell (sel) dalam Excel
Untuk memberi nama sebuah sel atau sekelompok sel maka pilih (sorot) sel atau range tersebut dan arahkan mouse ke Name Box pada ujung kanan atas di atas garis kolom dan disebelah “formula bar”. "Name Box" tooltip akan muncul pada saat cursor berada dibagian tersebut:



Dalam Name Box di contoh di atas anda melihat B3 yang merupakan alamat (address) sel yang dipilih. Klik pada name box dan tulislah nfJudul dan TEKANLAH ENTER. Sel terpilih atau range terpilih telah diberi nama. Misalnya kita telah memberi nama beberapa sel, kemudian kita akan menuju sel tertentu yang telah kita beri nama, maka geser cursor ke panah kecil disebelah name box dan kliklah pada panah tersebut. Kita akan melihat daftar nama sel atau range yang telah diberi nama. Pilih nfJudul sel atau range yang telah diberi nama akan terpilih. Selalu gunakan awalah "nf" pada saat memberi nama sel atau range untuk mempermudah nantinya.
Ingat setelah memberi nama dalam field di Name Box KITA HARUS MENEKAN ENTER.


Pemeliharaan Sel dan Range Yang diberi Nama
Jika kita mau menghapus nama field atau merubah sel dan range yang termasuk dalam sebuah nama tertentu maka kita gunakan menu "Insert/Name/Define" sehingga kita akan melihat tampilan kotak dialog sbb:




Jika kita akan menghapus nama sebuah field maka pilih nama yang ada dalam daftar setelah muncul dikotak yang berada di atas daftar baru tekan “delete”. Untuk mengubah sel atau rangenya maka ubahlah alamat cell yang ada di kotak "Refers to" CLICK pada ADD. Jangan lupa CLICK pada ADD.
Seperti yang dapat kita lihat, selain dapat menggunakan metode cepat seperti yang dijelaskan di atas (pada Name Box), untuk memberi nama field dapat dilakukan juga melalui kotak dialog window ini.